Apa yang Dimaksud Invoice Online? Berikut Pengertian, jenis, Fungsi dan Cara Mengelolanya

Apa yang dimaksud dengan invoice online

Invoice adalah lembaran yang di dalamnya berisikan detail tagihan atau pembiayaan dalam suatu transaksi barang dan jasa. Invoice ini sendiri biasanya digunakan oleh perusahaan sebagai alat penagihan pembayaran ke pelanggan. Nah, karena sekarang telah memasuki era digital, maka invoice saat ini pun juga tak hanya tersedia dalam bentuk lembaran kertas, namun dalam bentuk digital atau invoice online.

Apa yang Dimaksud dengan Invoice Online?

Invoice online merupakan tagihan atau faktur yang dibuat secara elektronik yang berisikan nama, harga dan jumlah yang akan dibayarkan. Selain berisikan rincian pembelian, invoice juga digunakan sebagai sarana penagihan. Nah, untuk tenggat waktu dalam invoice sendiri akan disesuaikan dengan kesepakatan di awal.

Dalam pembuatan invoice online pada dasarnya tidak ada format yang baku, namun semua elemen dalam invoice harus dicantumkan. Elemen yang harus ada dalam invoice antara lain nama pelanggan, nomor invoice, identitas penjual, daftar barang (meliputi harga satuan, jumlah pemesanan, jumlah tagihan dan pajak), dan diskon.

Selain itu beberapa elemen lain yang optional, yakni sistem pembayaran dan biaya pengiriman.

Jenis-Jenis Invoice Online

Setidaknya ada tiga jenis invoice online yang sering digunakan. Berikut tiga jenis invoice tersebut:

1. Invoice Biasa

Invoice ini paling sering ditemukan dan memuat perincian seperti invoice pada umumnya. Sifat dari invoice ini adalah sederhana sehingga banyak yang meminatinya.
 
pentingnya mengenali jenis invoice saat berbisnis

2. Invoice Konsuler

Jenis invoice ini biasa dilakukan ketika transaksi internasional terjadi. Jenis invoice ini sering digunakan oleh mereka yang bekerja dalam ranah ekspor impor. Nah, karena penggunaannya untuk transaksi internasional, maka invoice konsuler dalam penggunaannya harus mendapatkan izin dari negara yang menerima dan juga kedutaan negara dari negara asal pengekspor.

3. Invoice Proforma

Invoice ini diberikan ketika barang yang dikirimkan tidak dikirim langsung atau dikirim dengan bertahap. Pada kasus ini penjual akan memberikan invoice proforma sebagai invoice sementara. Setelah proses jual beli selesai dan barang diterima, invoice proforma akan diganti dengan invoice biasa.

Bagi Anda yang memiliki sebuah usaha baik skala kecil maupun skala besar, Anda harus teliti dalam pembuatan invoice karena penggunaan yang tepat mampu membantu pergerakan buku piutang perusahaan.

Fungsi dan Tujuan Pembuatan Invoice Online

Pembuatan invoice online sangat berpengaruh terhadap kredibilitas suatu perusahaan untuk menghasilkan keuntungan dalam jumlah besar. Selain itu ada beberapa fungsi dan tujuan dibuatnya invoice online antara lain:

1. Sebagai Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk Pelanggan
Invoice berperan sebagai kuitansi yang membantu proses pembelian atau pembayaran. Umumnya invoice dibuat ketika telah sepakat perihal tagihan.

2. Dokumen Pembukuan Perusahaan
Invoice online dalam sebuah perusahaan digunakan sebagai jejak akuntansi. Sebuah perusahaan yang kredibel jelas memiliki penyimpanan arsip yang rapi sehingga jika dibutuhkan sewaktu-waktu bisa didapatkan dengan mudah.

Fungsi dan tujuan pembuatan invoice online adalah sebagai bukti pembayaran dan dokumen pembukuan perusahaan

Elemen Penting dalam Invoice

Seperti yang disebutkan di atas, invoice memiliki elemen penting yang harus diketahui. Berikut di antaranya:

1. Judul Invoice
Judul adalah elemen penting yang bermanfaat untuk menjaga akurasi transaksi serta memiliki banyak informasi yang tak boleh ditinggalkan dengan tujuan menjaga akurasi pencatatan. Judul juga memudahkan penjual dalam memilah.

2. Nama dan Alamat Penjual
Anda harus mencantumkan identitas perusahaan Anda dalam invoice. Khususnya terkait nama dan alamat penjual.

3. Nama dan Alamat Penerima
Identitas pelanggan harus dicantumkan dalam invoice agar mereka tahu bahwa invoice ini ditujukan untuk mereka.

4. Daftar Barang
Dalam invoice harus ada daftar barang. Anda bisa mendapatkannya dengan Adapun daftar barang ini meliputi harga per satuan, jumlah barang yang dipesan, dan harga total yang harus dibayarkan.

Penggunaan kolom di sini sebagai pemisah agar deskripsi daftar barang bisa dibaca dengan mudah. Selain itu juga tuliskan terkait nama proyek, tarif dan deskripsi jenis pekerjaan.

Elemen penting dalam invoice

5. Tanggal Invoice
Tanggal adalah salah satu elemen wajib dalam invoice online. Tanggal di sini dituliskan dari tanggal pembelian produk atau sesuai dengan kesepakatan antara dua belah pihak.

6. Nomor Invoice
Memang tak semua invoice menggunakan nomor, namun hal ini tidak salah bukan? Penggunaan nomor invoice memudahkan pengorganisasian data atau pengarsipan.

7. Ketentuan Pembayaran
Sebagian besar invoice diberi tenggat waktu 30 hari untuk menghindari penalti atau biaya keterlambatan. Namun tentunya tenggat waktu yang diberikan bisa berbeda tergantung jenis bisnis yang dilakukan serta vendor yang bekerja sama.

Bagaimana Cara Membuat Invoice?

Anda bisa membuat invoice dengan manual atau menggunakan aplikasi. Bagaimana caranya?

1. Manual

Membuat invoice secara manual bisa dikerjakan menggunakan aplikasi MS Word, MS Excel dan lain sebagainya. Kelebihan dari pembuatan invoice dengan cara ini adalah kebebasan dalam penyesuaian template, proses penulisan dan dari sisi estetika.
 
Sayangnya pembuatan invoice secara manual jika tidak dilakukan dengan teliti malah bisa menimbulkan kesalahan administrasi yang berujung sulitnya pelacakan dokumen.

Ada dua cara membuat invoice yaitu manual dan menggunakan aplikasi seperti Faspay

2. Pembuatan Menggunakan Aplikasi

Membuat invoice online menggunakan aplikasi tentu memudahkan pekerjaanmu. Apalagi jika Anda membutuhkan invoice dalam jumlah banyak. Kelebihan dari penggunaan aplikasi pembuatan invoice online ini yakni pembuatannya yang lebih cepat dan datanya yang mudah terlacak.

Buat Invoice Online yang Profesional dengan Faspay Billing

Gunakan Faspay Billing untuk mengirimkan invoice online kepada pelanggan baik lewat platform chat ataupun email. Faspay Billing bisa digunakan untuk segala macam model bisnis baik yang memiliki atau tidak memiliki website.

Sebagai metode pembayaran terbaik, Faspay Billing telah bekerja sama dengan lebih dari 150 bank, lebih dari 29 mitra pembayaran serta memiliki lebih dari 48 metode pembayaran.

Buat Invoice Online yang Profesional dengan Faspay Billing

Tak hanya itu, kustomisasi invoice online Faspay Billing pun terbilang mudah. Faspay Billing memiliki template universal yang bisa dicustom untuk ditambah logo ataupun dimodifikasi untuk pewarnaan dan tata letaknya.

Menariknya lagi, Faspay Billing memiliki fitur pengingat tagihan yang akan mengingatkan atau menginformasikan pembayaran secara otomatis kepada para pelanggan. Nah, Faspay Billing juga mendukung pengiriman tagihan baik satuan ataupun sekaligus.

18 comments

  1. Meski cuma blogger ndeso, saya tetap membuat invoice. Namun Selama ini saya bikin invoice manual menggunakan Ms. Word. Ternyata ada yang lebih praktis menggunakan Faspay Billing. Terima kasih infonya

    ReplyDelete
  2. Saat ini, saya membuat invoice tidak terlalu sering. hanya terkadang saja, kalau klien atau pemberi job meminta saya. dan memang biasanya dari perusahaan atau sekolah yang meminta saya mengajar siswa-siswi menulis cerita. Hanya memang invoice saya sederhana saja hehehe.

    ReplyDelete
  3. Jaman sekarang emang paling mudah membuat invoice online dengan aplikasi, Kak. Resiko salahnya bisa kita minimalisir. Beda kalau buatnya secara manual.

    ReplyDelete
  4. Masya Allah jaman sekaeang woww banget semua bisa di lakukan dengan online dan sangat sangat mudah.
    (Gusti yeni)

    ReplyDelete
  5. Karena sekarang jamannya sat-set-sat-set, juga biar memudahkan dan bisa efisien waktu memang asiknya pakai invoice online ini. Selain itu bisa cepet dikirimkan juga ya

    ReplyDelete
  6. memang makin mudah ya sekarang ini, jadi gak ribet lagi dan hemat kertas-kertas tentunya hihi

    ReplyDelete
  7. pas banget nih aku sering buat invoice untuk bisnis travel yang sedang aku kembangin, terima kasih yaa rekomendasinya mba

    ReplyDelete
  8. Wah selama ini saya buatnya invoice pakai word aja.
    Itupun isinya kreatifitas sendiri. Kalau tau ada yang online gini dan templatenya udah rapi ya mendingan pakai inilah. terimakasih referensinya, kak

    ReplyDelete
  9. Sekarang ini makin mudah ya mbak
    Nggak perlu repot bikin invoice
    Ada invoice online lebih praktis
    Memanfaatkan teknologi payment gateway ini

    ReplyDelete
  10. Saya biasanya kalo buat invoice masih manual. Memang harus lebih teliti buatnya dan sederhana aja poin-poinnya. Alhamdulillah, kalo sekarang ada kemudahan dengan buat invoice secara online, jadi lebih praktis

    ReplyDelete
  11. Cocok banget nih buat blogger. Kadang klien nyuruh kita yang bikin invoice. Tentu aja bikin invoice online akan memudahkan kita bertransaksi. Untung ada Faspay.

    ReplyDelete
  12. wah buat para pebisnis online pastinya penggunaan invoice onine ini sudah tidak asing lagi ya, karena saya baru mulai bisnis, pastinya informasi ini sangat bermanfaat dan jadi tahu jenis serta data apa saja yang harus ditampilkan saat membuatnya

    ReplyDelete
  13. Wah, boleh nih coba pakai faspay ini untuk bikin invoice online. Lebih rapi juga ternyata ya dan lebih praktis

    ReplyDelete
  14. Uda gak jaman lagi ya..bikin invoice secara manual. Kini saatnya semua beralih pada aplikasi. Aku pribadi kalau beli barang terus ada invoicenya detil tuh seneng banget. Karena anaknya tipikal sat set, jadi kadang kalo ditanya suami "Belanjanya abis berapa?" Tuh rasanya, amnesia.

    Berapa yaa??
    Jadi sebagau seller, sangat direkomendasikan menggunakan Faspay Billing.

    ReplyDelete
  15. alhamdulillah ya makin gampang sekarang bikin invoice. jual buku juga sekarang aku udah bisa pakai invoice karena kemudahan ini xixi

    ReplyDelete
  16. Baru tahu kalau jenis invoice ada seperti ini. Jadi pengen coba supaya lebih mudah untuk mengirimkan invoice ke klien.

    ReplyDelete
  17. Jadi lebih praktis dan bermanfaat banget ya kak . Nggak perlu bingung lagi kalau mau buat invoice

    ReplyDelete
  18. invoice online emang lebih praktis sih, aku lebih suka invoice online, lebih praktis dan mudah tracking serta pencatatannya.

    ReplyDelete

Tinggalkan komentar ya, supaya aku bisa mengujungi situs milikmu. Diharapkan jangan menyimpan link hidup di kolom komentar karena otomatis akan dihapus. Terima kasih :)
EmoticonEmoticon